Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Besprechung

Liebe Leserinnen und Leser,

Sie kennen das alle, Sie werden zu einer Besprechung, einem „Meeting“, eingeladen oder aber auch zu einer größeren Sitzung oder Sie laden ein, weil wichtige Themen besprochen werden müssen. Besprechungen sind ja so eine Sache, denken viele, und beziehen sich dabei auf die entsprechenden gemachten Erfahrungen bezüglich des  – ich umfasse es mal allgemein mit –Aspektes „Besprechungskultur“.

Damit Besprechungen für alle Beteiligten zufriedenstellend und effizient ablaufen, stelle ich Ihnen hier einmal meine persönlichen Praxistipps vor:

1. „Ich muss ja nur über den Flur zur Besprechung, da kann ich noch kurz ein Telefonat führen…“

Starten Sie Ihre Besprechung mal nicht um 10.00 Uhr, sondern um 09:54 Uhr. Ja, Sie haben richtig gelesen, eine ungerade Uhrzeit. Die Wahl des Zeitpunktes kann ausschlaggebend sein für die Effektivität, denn bei „Zuspätkommern“ wird zumeist vieles wiederholt, um alle auf einen Nenner zu bringen.
Bei einem Beginn um 9:54 Uhr können Sie gewiss sein, dass alle pünktlich sein werden, und Sie können mit einem Zeitpuffer von 6 Minuten dann spätestens um 10 Uhr sowieso starten. 

2. „Gut vorbereitet ist die halbe Miete“

Als Gastgeber oder Leiter der Besprechung (Moderator) sollte es Ihnen wichtig sein, dass Sie und Ihre Teilnehmer gut auf die Sitzung vorbereitet sind. Daher ist es nur von Nutzen, wenn Sie den Teilnehmern die  Agenda inklusive Unterlagen, die beispielsweise auch Grundlage für etwaige Entscheidungsfindungen sein können, vorab, spätestens eine Woche vorher, zukommen lassen. Gehen Sie dabei sicher, dass alle Unterlagen auch bei den Teilnehmern ankommen, sei es via elektronischem oder sei es via klassischem Postweg.

Aber auch Sie als Sitzungsleiter sollten vorbereitet sein, sowohl inhaltlich / fachlich, persönlich und organisatorisch.
Stimmen Sie sich auf die Teilnehmer ein: Fragen Sie sich: Wer kommt? Welchen Wissensstand haben die Teilnehmer? Welche Informationen muss ich  den Teilnehmern vorab zukommen lassen, damit alle mit einer gleichen Grundlage in die Sitzung kommen?

Auch organisatorische Aspekte sollten Sie bedenken: Welchen Raum werden Sie haben? Bieten Sie Getränke an? Werden Sie – bei längeren Sitzungen empfehlenswert – auch Snacks zur Verfügung stellen? Ist die gewünschte Technik vor Ort? Vergewissern Sie sich vor der Besprechung, dass Raumgestaltung inklusive Technik Ihren Wünschen entsprechen.

Stellen Sie im Vorfeld schon sicher, dass entweder Sie oder jemand anderes auch  ein Protokoll der Besprechung fertigt, das dann im Nachgang allen Teilnehmern zugesandt wird zur Prüfung. 

3. „Jetzt redet wieder mal nur Herr oder Frau X“

Als Moderator führen Sie durch die Sitzung. Achten Sie darauf, dass jeder, der etwas zu sagen hat, auch den entsprechenden Raum hierfür bekommt.
Achten Sie aber auch auf den „Roten Faden“, der nicht verloren gehen sollte.
Haben Sie viele Themen zu besprechen, aber ein eingeschränktes vorgegebenes Zeitfenster, so kann es hilfreich sein, die Teilnehmer bei der Priorisierung der Themen mit einzubeziehen. Lassen Sie im Rahmen der Methode der „Kartenabfrage“ die Teilnehmer die wichtigsten Punkte, die Sie für diese Sitzung als wichtig erachten, notieren und über ein so genanntes „Clustern“ die Priorisierung vornehmen.

Themen, die an diesem Tage nicht besprochen werden können, kommen in den „Themenspeicher“ für die nächste Besprechung. 

4.  „Wer macht denn nun was?“

„Keine Sitzung – ohne Ergebnis“ – das sollte eine Maxime für jede Besprechung sein.
Aus diesem Grunde sollten Moderator und Teilnehmer darauf achten, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat und mit der Aufstellung eines so genannten „Maßnahmenkatalogs“ endet. Notieren Sie in den Maßnahmenplan den Themenpunkt, wer damit betraut worden ist und bis wann der- oder diejenige diesen Punkt abarbeiten wird. Verschicken Sie diesen Maßnahmenplan mit dem Protokoll zeitnah an alle Beteiligten und achten Sie darauf, dass die vereinbarten Termine eingehalten werden. 

5. „Alles gut gelaufen?“

Bereiten Sie Ihre Sitzung nach. Fragen wie „Ziel erreicht?“, „Waren Räumlichkeit und Technik in Ordnung?“, „Wie zufrieden sind die Teilnehmer gewesen?“ „Was kann für zukünftige Besprechungen optimiert werden?“ können helfen.
Bitten Sie doch auch einmal Ihre Teilnehmer um Feedback.

Ich wünsche lhnen allen ganz viele effektive und erfolgreiche Besprechungen!

Herzliche Grüße

Karin Schleines