Telefon-Knigge Update

Liebe Leserin, lieber Leser,

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soeben hat sich das Unwetter über Wiesbaden mit Gewitter, Hagel und Regen verzogen, dennoch ist es noch sehr schwül und ich glaube, da kommt noch ein Schutt Regen auf uns zu. Ich hoffe, Sie sind vom Unwetter nicht betroffen gewesen. Falls doch, wünsche ich Ihnen, dass die "Aufräumarbeiten" so gering wie möglich ausfallen. Ich drücke die Daumen. Ich bekomme immer die Warnmeldungen des Deutschen Wetterdienstes, nach denen ich mich richte. So kann ich  z. B. das Telefon im Büro auf das mobile Telefon umleiten und bin hoffentlich denn auch bei Gewitter erreichbar, womit ich schon langsam zum Thema komme, nämlich dem Telefon-Knigge - Update.

Wann haben Sie sich das letzte Mal so richtig beim Telefonieren geärgert, weil z. B. niemand abgenommen hat oder weil Sie nicht zurückgerufen worden sind, obwohl Sie darum gebeten haben?

Ich sage immer, auch beim Telefonieren, hinterlassen wir bei unserem Gesprächspartner einen Eindruck, sei es beim Anrufenden oder sei es bei demjenigen, der das Telefonat entgegennimmt.

Und damit Sie auch via Festnetz- oder auch mobilem Telefon beim Gesprächspartner gut punkten, kommen hier einige Empfehlungen meinerseits.

1. Gut vorbereitet ist die halbe Miete

Planen Sie einen Gesprächstermin via Telefon, so bedenken Sie, dass Sie genau so viel Zeit in die Vorbereitung stecken sollten, als wenn Sie sich persönlich treffen.
Machen Sie sich eine kleine Agenda mit entsprechenden Punkten, die angesprochen werden sollen und arbeiten Sie diese im Telefonat ab. Halten Sie ferner Notizblock und Schreibutensilien bereit, für den Fall, dass Sie mitschreiben möchten. Wird Ihr Telefonat von einer Webcam begleitet, so achten Sie auf Ihr Äußeres und auf den Hintergrund vor dem Sie sitzen.

2. Pünktlichkeit gilt auch beim Telefonieren

Klären Sie vor dem Telefontermin ab, wer anruft. Ferner beachten Sie auch hier den pünktlichen Anruf bzw. achten Sie darauf , dass Sie zum vereinbarten Termin sich bereithalten, den Anruf entgegenzunehmen.
Sollte etwas dazwischen kommen, so melden Sie sich beim anderen Gesprächspartner und verschieben beispielsweise das Telefonat um einige Minuten nach hinten. Es gehört zum guten Ton, sich zu melden, wenn ein Termin nicht eingehalten wird. Pünktlichkeit hat immer auch mit Respekt dem anderen gegenüber zu tun.

3. Wer hat denn angerufen?

Sollten Sie ein Telefonat für einen Kollegen, der gerade außer Haus ist, annehmen, so empfehle ich Ihnen, eine kleine Memo zu fertigen. Diese kann via Mail an die Kollegin oder den Kollegen weitergeleitet werden. Selbstverständlich können Sie auch eine kleine Telefonnotiz handschriftlich fertigen, die Sie dann weitergeben.
Folgende Inhalte sollte Ihre Telefonnotiz haben:

a) Wer hat angerufen?
b) Uhrzeit des Anrufs
c)  Darstellung, um was es geht
d) Mitteilung, ob zurückgerufen werden soll inkl. Erfassung der Telefonnummer des Anrufers, falls
    zurückgerufen werden sollte. 
e) Ihr Kürzel bzw. Ihre Unterschrift

Teilen Sie dem Anrufer mit, wann Ihr Kollege wieder am Platz ist, für den Fall, dass die Person nochmals anrufen möchte.
Und derjenige, der zurückrufen soll, sollte denn auch zügig zurückrufen. Bedenken Sie: Auch ein zügiger Rückruf hat etwas mit Respekt vor dem anderen zu tun.


4. Vermitteln Sie Kompetenz

So, wie Sie im persönlichen Gespräch Profil zeigen, so zeigen Sie das auch während
eines Telefonats. Vermeiden Sie ein "Klimpern" auf der Tastatur, denn es erzeugt den Eindruck, Sie hören nicht zu. Da Sie im Telefonat mit Ihrer Stimme wirken, ist es ratsam, selbst auch einmal zu lächeln, auch wenn der andere Sie nicht sieht. Er spürt Ihr Lächeln aber.

Und sollte sich ein Kunde oder ein Geschäftspartner Ihres Hauses einmal verwählt haben und Sie in der Leitung antreffen, seien Sie ihm bei der Suche nach dem korrekten Ansprechpartner behilflich.
Legen Sie nicht gleich auf, wimmeln Sie ihn nicht ab, sondern agieren Sie servicebewusst. Das kommt nämlich beim Anrufer gut an und kann sich positiv auf  Sie persönlich und Ihren Betrieb auswirken.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch einen schönen Montagabend und eine erfolgreiche Woche.

Bleiben Sie mir inspiriert!

Herzliche Grüße

Karin Schleines