Die Osterfeiertage stehen nunmehr kurz vor der Tür. Haben Sie alle Vorbereitungen für die Feiertage getroffen oder stecken Sie noch mittendrin? Ich drücke die Daumen, dass alles stressfrei über die Bühne geht. Meine Einkäufe habe ich gerade eben in der Mittagspause getätigt.
Ich sitze nunmehr wieder an meinem Schreibtisch, um diesen Beitrag final zu bearbeiten.
Heute dreht es sich um das Telefonieren. Ich werde in meinen Seminaren und Webinaren immer wieder nach "dem" Telefonknigge gefragt. Einige Fragen nehme ich hier nun in diesem Beitrag auf und beantworte diese hier gerne. Bevor Sie die Antworten lesen, können Sie ja erst selbst einmal für sich die Fragen beantworten, bevor Sie weiterlesen. Viel Spaß.
1.
Wann kann man jemanden privat noch abends telefonisch kontaktieren und wie ist das im Geschäftsleben - gibt es da auch "Kernzeiten"?
Früher galt es als unhöflich, nach 20 Uhr jemanden privat telefonisch zu kontaktieren. Heutzutage haben sich Arbeitszeiten verändert, und wir sind fast alle mobil zu erreichen.
Jeder sollte daher für sich selbst eine Uhrzeitgrenze setzen, bis zu der er erreichbar ist. Ich persönlich bin nach 22:00 Uhr nicht mehr erreichbar, es sei denn es handelt sich um einen Notfall oder ich habe mit jemandem ausgemacht, dass er mich auch danach noch kontaktieren kann.
Im privaten Bereich rufe ich erst ab 9.30 Uhr an. Auch hier gibt es Ausnahmen: Notfälle oder Terminabsprachen.
Im Geschäftsleben können die Büro- und Sprechzeiten variieren. Hier empfehle ich, die entsprechenden Sprechzeiten anzufragen / zu recherchieren. Viele Praxen und Behörden öffnen um 8:00 Uhr und sind denn auch um diese Zeit telefonisch erreichbar, teilweise durchgehend bis beispielsweise 17:00 Uhr oder mit Unterbrechung aufgrund einer Mittagspause.
2.
Wie sollte ein Anruf im Geschäftsleben entgegen genommen werden?
Ich empfehle, zuerst den Namen der Firma und die Abteilung zu nennen. Danach folgt Ihr Vor- und Zuname. Ein Tagesgruß kann auch noch hinzugefügt werden:
"Beispiel AG, Abteilung Vertrieb, Martin Muster, guten Tag".
Sollten Sie einen Anruf für einen Kollegen entgegennehmen, so sollten Sie den Namen des Anrufers, dessen Telefonnummer, den Grund seines Anrufs und die Uhrzeit des Anrufs notieren und dem Anrufenden mitteilen, dass Sie das Anliegen weiterleiten, sofern Sie nicht persönlich dieses Anliegen bearbeiten können.
3.
Wie sollte ein Text auf dem geschäftlichen Anrufbeantworter am besten formuliert werden?
Ich empfehle auch hier in den Text den Firmennamen, möglicherweise noch die Abteilung und dann den eigenen Namen mit einem Tagesgruß zu integrieren, wenn man einen eigenen Anschluss hat. Sprechen Sie deutlich. Achten Sie darauf, dass es bei der Aufnahme keine Hintergrundgeräusche gibt. Sie können ferner wählen, ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann oder aber lediglich die Ansage hört.
Hier zwei Beispiele:
a)
"Guten Tag, Sie sind mit der Steuerberatungskanzlei Schön in Musterstadt verbunden. Sie rufen außerhalb unserer Öffnungszeiten an. Diese sind heute von 9 bis 12 und von 14 bis 19 Uhr.
Wir freuen uns auf Ihren Anruf. Vielen Dank. Das Band schaltet nunmehr ab."
b)
"Guten Tag, Sie sind mit der Mailbox von Martin Muster, Firma Beispiel AG, verbunden. Ich bin momentan nicht im Hause. Bitte hinterlassen Sie mir doch eine Nachricht, ich rufe Sie gerne zurück."
(Viele fügen noch hinzu: "Nennen Sie hierbei Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Ich rufe Sie gerne zurück. Vielen Dank." )
Ich wünsche Ihnen nunmehr noch einen schönen Tag, eine schöne Restwoche und
erholsame Osterfeiertage.
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| Foto: Pixabay _ Monika 1607 |
Bleiben Sie mir inspiriert.
Herzliche Grüße
Karin Schleines
