Mittwoch, 30. September 2020

Technik-Tücken - Tipps für Gastgeber im Online-Meeting


 Liebe Leserin, lieber Leser,


viele Meetings werden aufgrund der Coronavirus-Situation online abgehalten.
Und es gibt so viele Tools  / Plattformen, die hier hilfreich sein können. Wie ergeht es Ihnen denn so dabei?

Ich habe mir seinerzeit die Meeting-Plattform ausgesucht, mit der ich am besten klar komme.  Das heißt natürlich nicht, dass andere wiederum mit meinem präferierten Tool gut damit klarkommen.

Daher ist für mich bedeutsam, Gästen, die ich zum Meeting einlade, im Vorhinein wichtige Informationen zu geben, so dass  sich diese ohne große Probleme  ins Meeting einloggen können.
Insbesondere sind Informationen auch für solche Meetingpartner von Bedeutung, die möglicherweise in der Besprechung etwas vorstellen möchten. Das kann beispielsweise dahingehend geschehen, dass der Teilnehmer Power-Point-Folien auf die Online-Plattform hochlädt.

Hier gebe ich als Gastgeber auf jeden Fall einige Tage vor Beginn des Meetings technischen Input, stehe bei Fragen zur Verfügung und bin auch an besagtem Besprechungstag so früh wie möglich im "Online Raum". Zum einen um Gäste schon früher hineinzulassen und um die Technik mit im Meeting agierenden Teilnehmern zu testen.
Das wird von allen immer gerne dankend angenommen.  Nichts ist schlimmer, als wenn in einer Besprechung die Technik nicht funktioniert.    

Foto: Pixabay / Free Phtos


Und hier kommen zusammengefasste Tipps für Gastgeber von Online-Meetings:

1.
Den Teilnehmern rechtzeitig die Zugangsdaten zukommen lassen

2.
Dafür sorgen, dass ein Teilnehmer auch ohne etwas downzuloaden an
einem Meeting teilnehmen kann (z. B. Bereitstellung eines Links).

3.
Frühzeitig den Teilnehmern die technischen Voraussetzungen erläutern.

4.
Teilnehmern, die im Meeting etwas zeigen sollen, vorab technisch briefen und
Zeit einplanen für Techniktests, denn es geht nicht immer alles reibungslos vonstatten.

5.
Den virtuellen Raum vor der Besprechung frühzeitig öffnen. 

6.
Dank an die Teilnehmer für deren Teilnahme am Ende der Besprechung aussprechen sowie allen ein Protokoll zukommen lassen.

7.
Und sollte mal etwas technisch nicht funktionieren, dann gemeinsam mit allen Teilnehmern flexibel darauf reagieren und das Beste aus der Situation machen.
Es gibt Schlimmeres, und nicht jeder Tag ist 100prozentig perfekt.

Ich freue mich nun auf die nächsten Besprechungen, sowohl online als auch offline (selbstverständlich unter Beachtung aller Hygienevorschriften) und auf mein Online-Kurzseminar am nächsten Montag. Da heißt es dann : "Business Networking  für Business Ladies". 

In diesem Sinne, ich wünsche Ihnen noch eine schöne und erfolgreiche Restwoche und ein geruhsames Wochenende.

Bleiben Sie mir alle inspiriert.

Herzliche Grüße

Ihre

Karin Schleines






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