Donnerstag, 13. Februar 2014

Willkommen im Club... oder alles rund um die elektronische Post

 
Guten Morgen liebe Leserinnen und Leser,

geht es Ihnen auch so? Täglich erhalten Sie eine Flut von E-Mails, werden  immer wieder in „Copy gesetzt“ , obwohl Sie gar nichts mit dem einen oder dem anderen Thema zu tun haben, erhalten Anhänge von Bekannten,  die Sie aber leider nicht öffnen können, weil sie so groß sind?  Dann kann ich nur sagen – willkommen im Club. Ihnen geht es nicht alleine so. Ich persönlich bin schon in der Situation gewesen, in der  ich große Anhänge noch nicht einmal mehr selbst löschen konnte, so dass mein EDV-Spezialist dankenswerterweise  mir behilflich war, diese zu eliminieren.
Und wie sieht es aus, wenn wir selbst E-Mails verfassen und versenden?
Es hat sich ja mittlerweile ein „E-Mail-Knigge“ etabliert. Und hier kommen nun einige
Punkte, die sich auf unser eigenes Verhalten beziehen:

1.
Eine E-Mail ist ein Brief, auch wenn dieser elektronisch verschickt wird. Daher sollten die Regeln,
die für das Schreiben eines Briefes gelten, auch beim Verfassen einer E-Mail berücksichtigt werden.
Das heißt z. B., dass eine E-Mail einen Betreff , eine Anrede, einen Text, einen Abschluss mit Gruß sowie entsprechende Kontaktdetails haben sollte.
Darüber hinaus gelten unsere Rechtschreibregeln auch bei E-Mails. Groß- und Kleinschreibung werden berücksichtigt.

2.
Seien Sie sparsam mit Abkürzungen.  Ein  „SgDuH“ (Sehr geehrte Damen und Herren abgekürzt) oder ein „asap“ (as soon as possible) oder ein MfG  (Mit freundlichem Gruß) hinterlassen bei  offiziellen geschäftlichen E-Mails keinen guten Eindruck.  Je nach Beziehung zum Empfänger  können Formulierungen für Anreden  oder Grüße zum Abschluss jedoch unterschiedlich ausfallen. Hier spielen dann Aspekte wie die Beziehung  zum Empfänger oder die Art der übermittelten Information eine Rolle:

Beispiele Anrede:
Sehr offiziell und förmlich: „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Guten Morgen/ Guten Tag, sehr geehrter Herr  / Guten Tag, sehr geehrte Frau…“
Weniger förmlich, lockerer Stil – : „Hallo Herr / Frau…“
Weniger förmlich, wenn man sich schon näher kennt, oft schon miteinander gut zusammengearbeitet hat  und  dem Gruß eine gewisse Sympathie mit auf dem Weg geben möchte: „Liebe Frau...“

Beispiele Abschlussgruß:
Offiziell:  „Mit freundlichem Gruß / Mit freundlichen Grüßen“ und eventuell mit Zusatz „aus…“
Ort, von dem aus  man schreibt oder  Ort, an dem sich der Empfänger befindet.
„Mit freundlichem Gruß nach Frankfurt am Main / Mit freundlichem Gruß aus Wiesbaden“
Weniger förmlich, lockerer Stil – man kennt sich schon etwas: „Viele Grüße“  
Weniger förmlich – wenn man schon sehr gut miteinander zusammenarbeitet und
Sympathie über den Gruß  ausstrahlen lassen möchte: „Beste Grüße“ / „Herzliche Grüße“
   
3.
Versenden Sie nur dann Anlagen, wenn der Empfänger diese benötigt. Achten Sie dabei auch auf die Größe des Anhangs.

4.
Berücksichtigen Sie nur solche Personen im Verteiler, für die Ihre Mail relevant  ist.  „Blind copies“ sollten vermieden werden. Für mich wirken sie sehr unhöflich, insbesondere demjenigen gegenüber, der der eigentliche Empfänger der Mail ist und nicht weiß, wer noch die an ihn gerichtete Mail liest.

5.
Generell empfiehlt es sich, innerhalb von 48 Stunden auf eine Mail zu antworten oder einen
Zwischenbescheid zu geben.
Sollten Sie einmal verreist  oder nicht im Büro zugegen sein, so sollten Sie den Abwesenheitsagenten aktivieren, damit derjenige,  der Ihnen eine Mail  hat zukommen lassen, über Ihre Abwesenheit informiert wird.

Und 6.:
Zeitmanagement:  Planen Sie entsprechende Zeiten am Tag ein, wann Sie sich Ihren ankommenden E-Mails widmen möchten.

So, das waren einmal einige Gedanken zur elektronischen Post.
Ich wünsche Ihnen nun allen einen  erfolgreichen Tag.

Herzliche Grüße 

Karin Schleines




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