Protokoll-Knigge Klarheit für professionelle Zusammenarbeit

 

Protokoll-Knigge – Klarheit für professionelle Zusammenarbeit

Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie kennen das bestimmt: Nach einer Sitzung, zum Beispiel im Sportverein, gibt es ein Protokoll, entweder erstellt von einem seinerzeit festgelegten Schriftführer / einer Schriftführerin oder von einem Protokollführer oder einer Protokollführerin, die in der Sitzung festgelegt wird.
Protokolle gelten für viele oft als lästige Pflicht. Dabei sind sie ein unterschätztes Instrument der professionellen Kommunikation, denn es schafft für alle Beteiligten Orientierung.

Im Folgenden lesen Sie nun einige Tipps zum Thema Protokollerstellung.

1. Protokolle – kein Roman aber Service für alle Beteiligte

Ein Protokoll ist kein literarischer Text und keine Bühne für persönliche Eindrücke. Es ist im Grunde eine Hilfestellung für alle Beteiligten. Ein Protokoll sollte aus meiner Sicht folgende Fragen beantworten
   
    Wann hat das Treffen stattgefunden und wo?
    Wann hat das Treffen begonnen, wann wurde aufgehört?
    Wer hat teilgenommen, wer nicht?
    Was wurde entschieden?
    Wer macht was bis wann?

In der Regel werden noch einige Fakten und wichtige Informationen im Protokoll bereitgestellt, aber das ist es dann auch. Der Grundsatz heißt bei mir: In der Kürze liegt die Würze.
Sehen Sie das auch so?

2. Knigge-Protokollgrundsatz Neutralität  

Ein Protokoll soll neutral und klar verfasst sein. Es sollte keine Stimmungen und keine
Vermutungen zulassen.  .
Formulierungen wie „man war sich einig“ ohne eine tatsächliche Einigkeit vorzufinden, sollten gar nicht erst genutzt werden.
In ein Protokoll gehören aus meiner Sicht folgende Aspekte: Fakten, Beschlüsse,
Verantwortlichkeiten, Termine.
Persönliche Meinungen, Bewertungen, interne Hinweise einzelner Personen, ungeklärte Aussagen gehören nicht in ein Protokoll. Demzufolge bleiben
Wörter wie „vermutlich“, „wahrscheinlich“ „offenbar“ außen vor.

Knigge bedeutet beim Protokollschreiben: „ Ich schreibe nur das auf, was wirklich gesagt und beschlossen wurde“. Und wenn Teilnehmende etwas sagen, was nicht ins Protokoll soll, dann sollte man das zudem beherzigen. 
 

3. Rollen beachten

Wer protokolliert, trägt Verantwortung für die korrekte Wiedergabe.  Alle Teilnehmende der Sitzung tragen Verantwortung für die fachliche Klarheit, jedoch nicht für die Formulierung des Protokolls. Beides zu vermischen führt zu Missverständnissen.

4. Präzises Protokoll - Wertschätzung für alle Beteiligte

Ein präzises Protokoll zeigt Respekt gegenüber der Zeit der anderen, gegenüber den Beschlüssen und letztlich gegenüber den Teilnehmenden. Präzise Protokolle schaffen  Klarheit, unpräzise Protokolle sind die Grundlage für Nachfassen, Nachfragen und sind wenig effektiv. Ein gelungenes Protokoll macht das Arbeiten im Team leichter.

5. Das Recht auf Korrektur

Jeder Sitzungsbeteiligte hat das Anrecht auf Korrektur. Wenn Formulierungen unklar oder falsch sind, hilft eine sachliche Rückmeldung mit Korrekturvorschlägen. 
Ach ja, ich habe es auch schon erlebt, dass ein Protokoll in der folgenden Sitzung zu Beginn von allen abgesegnet wurde, und auch das wurde protokolliert.

Layout: Karin Schleines

6.  Weiterer Tipp von mir für ein Protokoll

Sollte es kein vorgefertigtes Layout für ein Protokoll geben, so entwerfen Sie sich doch eines, das entsprechende Strukturen vorgibt. Das erleichtert das Erstellen.
Ich persönlich schreibe auf dem Laptop in einem Treffen bereits mit, und frage bei Unklarheiten sogleich nach. Das Protokoll wird dann nochmal durchgelesen und kann verschickt werden.
 
Fazit
 
So gehts meiner Meinung nach richtig - knapp und klar:

So geht es richtig:

• **Nur Fakten und Beschlüsse**  
  Keine Stimmungen, keine Interpretationen.

• **Neutralität wahren**  
  Keine „vermutlich“- oder „gefühlt“-Formulierungen.

• **Rollen sauber halten**  
  Protokollführung = Form & Neutralität.  
  Ausschuss = Inhalte & Fachlichkeit.

• **Stichpunkte statt Textwüsten**  
  Klare Struktur, kurze Sätze, gute Lesbarkeit.

• **Verantwortlichkeiten benennen**  

So geht es richtig:

• **Nur Fakten und Beschlüsse**  
  Keine Stimmungen, keine Interpretationen.

• **Neutralität wahren**  
  Keine „vermutlich“- oder „gefühlt“-Formulierungen.

• **Rollen sauber halten**  
  Protokollführung = Form & Neutralität.  
  Ausschuss = Inhalte & Fachlichkeit.

• **Stichpunkte statt Textwüsten**  
  Klare Struktur, kurze Sätze, gute Lesbarkeit.

• **Verantwortlichkeiten benennen**  

1. Nur Fakten und Entscheidungen dokumentieren
2. Neutralität beachten
3. Klare Struktur, kurze Sätze
4. Verantwortlichkeiten benennen

In diesem Sinne, ich wünsche Ihnen allen viele gute effektive Treffen mit vielen guten
Ergebnissen.

Bleiben Sie mir inspiriert
Herzlichst Ihre

Karin Schleines

Foto: Cornelia Renson