Mein Lesetipp

Liebe Leserinnen, Liebe Leser,

ich hoffe, Sie sind gut in die - rein wettermäßig -  jetzt merklich  immer kühler werdende Jahreszeit hineingekommen. Und wenn es draußen so stürmt und schneit, ist es doch auch einmal schön, bei einer Tasse Tee oder Kaffee eine Lektüre zur Hand zu nehmen und zu schmökern, sei es in Belletristik, sei es in Fachbüchern oder in Fachmagazinen. Ich höre von vielen, dass sie auch Fachlektüre in der Freizeit lesen und sich dadurch weiterbilden - sei es, weil das Hobby es erfordert, sei es für den eigenen Erfolg im Geschäftsleben oder einfach nur, weil das Thema so interessant ist und das Schmökern die Zugfahrt quasi "verkürzen" kann.
Ich möchte Ihnen nun einmal einen Lesetipp  mit auf den Weg geben: Das neue Magazin "Business Kommunikation - heute" vom Verlag  für die Deutsche Wirtschaft AG. Wie der Titel schon besagt, geht es in diesem Magazin um Kommunikation und  authentisches Auftreten im Geschäftsleben. Die erste Ausgabe (Januar 2016) ist nun an den Start gegangen. Hier einmal einige Themen der ersten Ausgabe: "Machtspiele im Büro", "Achtung Auftritt, so bekommen Sie Ihr Lampenfieber in den Griff" oder "Elegant oder lässig? Die wichtigsten Dresscodes im Überblick".

Wer mehr Infos zum Magazin erhalten  möchte, der kann sich hier informieren:

http://www.pro-media.de/lp/all/BKH/business-kommunikation-heute_widget.html

Ich wünsche Ihnen viele interessante Stunden bei Ihrer Lektüre, was immer Sie auch lesen.

Herzlichst

Karin Schleines

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Besprechungen mit kooperativem Stil leiten - Moder...

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Besprechungen mit kooperativem Stil leiten - Moder...: Liebe Leserinnen und Leser, nachdem es im letzten Beitrag um Besprechungen im Allgemeinen gegangen ist, habe ich mir gedacht, ich ve...

Besprechungen mit kooperativem Stil leiten - Moderieren mit Freude und Inspiration

Liebe Leserinnen und Leser,

nachdem es im letzten Beitrag um Besprechungen im Allgemeinen gegangen ist,
habe ich mir gedacht, ich vertiefe das Ganze einmal und widme mich in diesem Beitrag der
Leitung von Besprechungen, der Moderation.
Sie alle können sich vorstellen, wie es ist, wenn Besprechungen zu lange dauern,  
wenn auf Ihr Anliegen, das Sie sogar im Vorhinein als Punkt für die Agenda angemeldet haben, nicht zur Sprache kommt ,wenn die Kommunikation innerhalb der
Besprechung nicht auf Augenhöhe geschieht oder wenn es sogar zu keinem Ergebnis kommt.  Um engagierte und motivierte Teilnehmer im Boot zu haben, folgen hier nun einige Tipps zu Moderation / neutraler Besprechungsleitung.        

1.
Machen Sie sich Ihre Rolle und Aufgaben als Besprechungsleitung / Moderation klar:

Ein Moderator ist für  das Organisatorische, den Ablauf, die Struktur und die anzuwendenden Methoden für die Besprechung verantwortlich. Für Inhalte sorgen die Teilnehmer, die Leitung sollte neutral sein. Sollte der Moderator Teil des Entscheidungsgremiums sein, dessen Sitzung er leitet, so empfiehlt es sich,  die eigene persönliche Rolle, die er als Teilnehmer inne hat, von seiner Rolle als Moderation zu trennen und das auch immer klar deutlich werden zu lassen, je nachdem aus welcher Perspektive heraus er agiert.  

Zur guten Vorbereitung gehört es, sich über die Ziele der Besprechung zu informieren und
zu wissen, wer teilnimmt und welchen Wissenstand jeder Einzelne zum Thema hat.
Gibt es Teilnehmer, die nicht auf dem Wissensstand wie die anderen sind, dann hat der Besprechungsleiter dafür zu sorgen, dass alle auf „einem Nenner“ sind. Dies kann dadurch geschehen, in dem man vorab und rechtzeitig Informationsmaterial verteilt oder einen Experten zu Beginn der Sitzung sprechen lässt.

2.
„Hilfe, wir werden nicht alle Themen, die auf der Agenda stehen, in einer Sitzung besprechen können“…

Nun, es kann immer wieder vorkommen, dass es so viele Themen gibt, die man einfach zeitlich nicht in einer Sitzung besprechen kann. Damit kein Teilnehmer enttäuscht ist, weil etwa sein Punkt nicht zur Sprache kommt, empfehle  ich  gemeinsam mit den Teilnehmern
zu priorisieren. Eine Methode hierfür könnte sein, sämtliche Themen auf Kärtchen zu dokumentieren, diese auf einer Pinnwand zu fixieren und von allen mittels Klebepunkten priorisieren zu lassen. Es kann sinnvoll sein, die jeweiligen Kärtchen auch zu „clustern“, je nachdem wie viele Themenkomplexe behandelt werden.  Die Themen mit den meisten Punkten werden zuerst besprochen, die anderen Themen kommen in den  so genannten „Themenspeicher“ und werden in der nächsten Sitzung besprochen – nichts geht also verloren, geben Sie das auch an Ihre Teilnehmer so weiter. Gemeinsames Erarbeiten hat auch eine Wirkung. Der Teilnehmer fühlt sich ernst genommen, ihm wird nichts „übergestülpt“. Alternativ nehmen Sie ein Flipchart, dokumentieren dort die Themen und lassen dann priorisieren, wenn Pinnwand und Kärtchen nicht zur Hand.

3.
Über die „Tops“ und den berühmten Top „Verschiedenes“

„Verschiedenes“ lesen Sie immer auf einer Tagesordnung, nicht wahr?
Es gibt die Möglichkeit, dass hier Teilnehmer – auch kurzfristig – etwas einbringen können, das nicht auf der Agenda steht.
Sinnvoller natürlich ist es, wenn ein Teilnehmer ein Thema, das er behandelt haben möchte, der Besprechungsleitung – rechtzeitig -  vorab bekannt gibt, und diese wiederum diesen Punkt mit Deklaration von wem er stammt, als ein Top auf die Tagesordnung nimmt.
Und hier ist es wichtig, dass entsprechende  Themen und Anträge auch aufgenommen werden, egal ob diese aus der Sicht der Moderation wichtig oder eher unwichtig erscheinen.
Durch die Aufnahme auf die Tagesordnung geben Sie den Teilnehmern zu verstehen, alle sind wichtig.
Ich bin auch der Meinung, dass alle wichtigen zu behandelnden Themen als ordentliche Tagesordnungspunkte erfasst werden sollten und nicht irgendwo unter einem anderen Deckmantel oder „Verschiedenes“ abgehandelt werden. Es sollte von Anfang an Transparenz herrschen.
Insbesondere für Besprechungsleitungen, die selbst auch dem Gremium, das sie leiten angehören, gilt: Vermeiden Sie, nur Ihre eigenen Punkte „durchzubekommen“. Lassen Sie alle Teilnehmenden entscheiden, welche Themen heute, und welche später behandelt werden sollen. Bewahren Sie als Moderation Neutralität.

4.
Inspirieren Sie

Sie wollen die Teilnehmer im Boot haben? Sie möchten, dass alle in zufriedenem Zustand aus der Sitzung gehen? Dann inspirieren Sie Ihre Teilnehmer, denn auf diese kommt es an.
Der Begriff „inspirieren“ kommt aus lateinisch „inspiratio“, was so viel wie Beseelung oder Einhauchen bedeutet. Jemanden inspirieren heißt laut Duden, jemandem Impulse verleihen, zu etwas anregen. Regen Sie an, bei Brainstormings den Ideen freien Lauf zu geben, arbeiten Sie mit Bildern, die zu einem bestimmten Thema passen, um Ideen sprudeln zu lassen. Inspirieren Sie durch Atmosphärisches oder mit einer kleinen Geschichte.

5.Bleiben Sie kooperativ, auch beim Protokoll!

Sollte ein Teilnehmer Protokoll führen, so gebietet es die Höflichkeit,  bei etwaigen Änderungswünschen, dies mit dem Protokollant abzusprechen. Passagen einfach streichen, ohne Rücksprache – das ist ein No go!. Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer das Protokoll zugesandt bekommen und prüfen dürfen. Bei etwaigen Einwänden sollte es die Möglichkeit der Klärung geben. Bleiben Sie auch hier ein neutraler kooperativer Partner.

Ich wünsche Ihnen ganz viele inspirierende Besprechungen

Herzlichst

Karin Schleines

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Besprechung

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Besprechung: Liebe Leserinnen und Leser, Sie kennen das alle, Sie werden zu einer Besprechung, einem „Meeting“, eingeladen oder aber auch zu einer ...

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Warten ...

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Warten ...: Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Warten Sie auch schon mal länger? : Liebe Leserinnen und Leser, Sie kennen   das sicher auch: S...

Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Besprechung

Liebe Leserinnen und Leser,

Sie kennen das alle, Sie werden zu einer Besprechung, einem „Meeting“, eingeladen oder aber auch zu einer größeren Sitzung oder Sie laden ein, weil wichtige Themen besprochen werden müssen. Besprechungen sind ja so eine Sache, denken viele, und beziehen sich dabei auf die entsprechenden gemachten Erfahrungen bezüglich des  – ich umfasse es mal allgemein mit –Aspektes „Besprechungskultur“.

Damit Besprechungen für alle Beteiligten zufriedenstellend und effizient ablaufen, stelle ich Ihnen hier einmal meine persönlichen Praxistipps vor:

1. „Ich muss ja nur über den Flur zur Besprechung, da kann ich noch kurz ein Telefonat führen…“

Starten Sie Ihre Besprechung mal nicht um 10.00 Uhr, sondern um 09:54 Uhr. Ja, Sie haben richtig gelesen, eine ungerade Uhrzeit. Die Wahl des Zeitpunktes kann ausschlaggebend sein für die Effektivität, denn bei „Zuspätkommern“ wird zumeist vieles wiederholt, um alle auf einen Nenner zu bringen.
Bei einem Beginn um 9:54 Uhr können Sie gewiss sein, dass alle pünktlich sein werden, und Sie können mit einem Zeitpuffer von 6 Minuten dann spätestens um 10 Uhr sowieso starten. 

2. „Gut vorbereitet ist die halbe Miete“

Als Gastgeber oder Leiter der Besprechung (Moderator) sollte es Ihnen wichtig sein, dass Sie und Ihre Teilnehmer gut auf die Sitzung vorbereitet sind. Daher ist es nur von Nutzen, wenn Sie den Teilnehmern die  Agenda inklusive Unterlagen, die beispielsweise auch Grundlage für etwaige Entscheidungsfindungen sein können, vorab, spätestens eine Woche vorher, zukommen lassen. Gehen Sie dabei sicher, dass alle Unterlagen auch bei den Teilnehmern ankommen, sei es via elektronischem oder sei es via klassischem Postweg.

Aber auch Sie als Sitzungsleiter sollten vorbereitet sein, sowohl inhaltlich / fachlich, persönlich und organisatorisch.
Stimmen Sie sich auf die Teilnehmer ein: Fragen Sie sich: Wer kommt? Welchen Wissensstand haben die Teilnehmer? Welche Informationen muss ich  den Teilnehmern vorab zukommen lassen, damit alle mit einer gleichen Grundlage in die Sitzung kommen?

Auch organisatorische Aspekte sollten Sie bedenken: Welchen Raum werden Sie haben? Bieten Sie Getränke an? Werden Sie – bei längeren Sitzungen empfehlenswert – auch Snacks zur Verfügung stellen? Ist die gewünschte Technik vor Ort? Vergewissern Sie sich vor der Besprechung, dass Raumgestaltung inklusive Technik Ihren Wünschen entsprechen.

Stellen Sie im Vorfeld schon sicher, dass entweder Sie oder jemand anderes auch  ein Protokoll der Besprechung fertigt, das dann im Nachgang allen Teilnehmern zugesandt wird zur Prüfung. 

3. „Jetzt redet wieder mal nur Herr oder Frau X“

Als Moderator führen Sie durch die Sitzung. Achten Sie darauf, dass jeder, der etwas zu sagen hat, auch den entsprechenden Raum hierfür bekommt.
Achten Sie aber auch auf den „Roten Faden“, der nicht verloren gehen sollte.
Haben Sie viele Themen zu besprechen, aber ein eingeschränktes vorgegebenes Zeitfenster, so kann es hilfreich sein, die Teilnehmer bei der Priorisierung der Themen mit einzubeziehen. Lassen Sie im Rahmen der Methode der „Kartenabfrage“ die Teilnehmer die wichtigsten Punkte, die Sie für diese Sitzung als wichtig erachten, notieren und über ein so genanntes „Clustern“ die Priorisierung vornehmen.

Themen, die an diesem Tage nicht besprochen werden können, kommen in den „Themenspeicher“ für die nächste Besprechung. 

4.  „Wer macht denn nun was?“

„Keine Sitzung – ohne Ergebnis“ – das sollte eine Maxime für jede Besprechung sein.
Aus diesem Grunde sollten Moderator und Teilnehmer darauf achten, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat und mit der Aufstellung eines so genannten „Maßnahmenkatalogs“ endet. Notieren Sie in den Maßnahmenplan den Themenpunkt, wer damit betraut worden ist und bis wann der- oder diejenige diesen Punkt abarbeiten wird. Verschicken Sie diesen Maßnahmenplan mit dem Protokoll zeitnah an alle Beteiligten und achten Sie darauf, dass die vereinbarten Termine eingehalten werden. 

5. „Alles gut gelaufen?“

Bereiten Sie Ihre Sitzung nach. Fragen wie „Ziel erreicht?“, „Waren Räumlichkeit und Technik in Ordnung?“, „Wie zufrieden sind die Teilnehmer gewesen?“ „Was kann für zukünftige Besprechungen optimiert werden?“ können helfen.
Bitten Sie doch auch einmal Ihre Teilnehmer um Feedback.

Ich wünsche lhnen allen ganz viele effektive und erfolgreiche Besprechungen!

Herzliche Grüße

Karin Schleines

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Warten Sie auch schon mal länger?

Moderne Umgangsformen - Business Etikette: Warten Sie auch schon mal länger?: Liebe Leserinnen und Leser, Sie kennen   das sicher auch: Sie warten beim Einkaufen an der Kasse,   bemerken, dass es irgendwie an der...