Liebe Leserin, lieber Leser,
neben fachlichem Knowhow sind die Kenntnis moderner Umgangsformenstandards und deren Umsetzung in unserem heutigen (Geschäfts)Alltagsleben nicht wegzudenken. Und das gilt sowohl "offline" als auch "online".
Stellen Sie sich einmal folgende Situationen vor:
Situation 1:
Es wird in einer Besprechung ein neuer Termin für eine Präsenzsitzung für in einem halben Jahr festgelegt. Da man vier Wochen vor besagtem Termin noch kein Protokoll der vergangenen Sitzung erhalten hat, dito noch keine Einladung zur anstehenden Sitzung, wird nachgefragt, zumal man die Reise zum Besprechungsort organisieren möchte. Einige Stunden später erhalten alle Mitwirkenden eine Absage des Termins aufgrund räumlichen Engpasses.
Es wird ein neuer Termin vereinbart, auf zwei Monate später, diesmal für eine Onlinesitzung. Eine Einladung mit Agenda, Arbeitspapieren und Protokoll der vergangenen Sitzung ergeht ein Tag vor Sitzung, und zwar am späten Nachmittag.
Ergebnis: Die Sitzung findet statt, jedoch hat 1/3 der Teilnehmenden abgesagt, da zu kurzfristig.
Situation 2:
Ein Gastgeber hat zu einer Sitzung eingeladen - online. Er verspätet sich und lässt die Teilnehmenden vor dem virtuellen Besprechungsraum 15 Minuten warten. Eine Avisierung der Verspätung gibt es nicht. Angesprochen, warum die Verspätung, erhält man die Antwort, man hätte noch einen anderen Termin gehabt.
Jedes Verhalten hat eine Wirkung auf andere.
Damit alle mit einem guten Gefühl in Gesprächstermine und Sitzungen gehen, folgen hier einmal einige persönliche Tipps von mir:
1. Avisierung einer Verspätung
Sollten Sie sich als Gastgeber / Gastgeberin oder aber auch als Gast verspäten, avisieren Sie es dem
anderen. So kann man sich zeitlich darauf einstellen.
2. Termine gut vorbereiten - sowohl inhaltlich, zeitlich und technisch
Wer bei Teilnehmenden "punkten" möchte, der behält etwaige Termine, die er ausmacht, in Wiedervorlage. Protokolle sollten spätestens zwei Wochen nach erfolgter Sitzung an alle zur Prüfung
übersandt werden. Einladungen zu Terminen sollten spätestens drei Wochen vor Termin inklusive Agenda herausgeschickt werden. Auch wichtige Arbeitsunterlagen sollten der Agenda beiliegen.
3. Effektive Meetings führen
Gestalten Sie die Meetings in zeitlich effektiver Art. Kommen Sie auf den Punkt.
4. Termine in die Wiedervorlage
Achten Sie auf eine gute persönliche Wiedervorlage. Machen Sie nicht andere für eigenes "Versäumen" von Terminen verantwortlich.
5. Respekt vor anderen
Respekt vor anderen zeigt sich neben Pünktlichkeit auch in der wertschätzenden Kommunikation mit Teilnehmenden / Mitwirkenden. Und dass man als Gastgeber und Moderator den Teilnehmenden auf Augenhöhe begegnet, versteht sich von selbst.
Ich wünsche Ihnen nun noch eine gute Woche,
bleiben Sie mir inspiriert
Herzlichst
Karin Schleines
PS:
Business Etikette aktuell: Ausblick auf die nächsten Tagesseminare und Online-Kurzseminare:
28.05.2024 Online-Kurzseminar Business Etikette Fresh-Up
14.06.2024 Tagesseminar in Wiesbaden Business Etikette aktuell
21.06.2024 Online-Kurzseminar Business Etikette Fresh-Up
24.06.2024:Für Business Ladies - 3 Stunden für Auftritt und Wirkung
26.06.2024 Für die Assistenz: Souverän durch den Geschäftsalltag - Auftritt und Wirkung
12.07.2024 Tagesseminar in Wiesbaden Business Etikette aktuell
25.07.2024 Tagesseminar in Hamburg Business Etikette aktuell
30.07.2024 Tagesseminar in Wiesbaden Business Etikette aktuell