Liebe Leserin, lieber Leser,
nachdem ich den ersten Teil zum Thema Zeit im Januar diesen Jahres geschrieben habe, folgt nun
geplanterweise der zweite Teil.
Der erste Teil behandelt das Thema Zeitfresser und Tipps, diese zu vermeiden.
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| Foto: Cornelia Renson, Wiesbaden |
Ich kenne viele Familien, die einen so genannten Wochenplaner für die gesamte Familie an der Wand hängen haben.
Dieser "Familienplaner" ist aus meiner Sicht ziemlich praktisch, weil jedes Familienmitglied einen Überblick über alle Termine der anderen Familienmitglieder bekommt, sofern er gut gepflegt wird.
Zum Teil gibt es noch eine Art Magnete, die die Tageslaune des jeweiligen Mitglieds wiedergeben kann. Bekannte von mir priorisieren sogar die Termine, in dem sie diese mit einer entsprechenden verabredeten Farbe markieren.
Und wie ist das im Job?. Gibt es da bei Ihnen auch eine Art Teamplaner?
Und haben Sie auch eine Art Terminplanbuch, sei es digital oder händisch?
Im Folgenden stelle ich Ihnen einmal meine Art der Terminplanung vor:
Ich gehe teilweise nach dem sogenannten "Eisenhower-Prinzip" vor und unterteile generell einmal meine Aufgaben in wichtige To Dos und in dringende To Dos und unterteile dann die Aufgaben je nach Priorität. Möglicherweise erscheint das dem einen oder anderen kompliziert, ist es aber für mich persönlich gar nicht. Im Gegensatz zur "A B C - Methode" verläuft hier die Zeitplanung über einen längeren Zeitraum. Die "A B C - Methode" ist in der Regel sinnvoll für eine Tagesplanung. Letztlich gibt es aber einen gemeinsamen Nenner: Man priorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Wichtige Aufgaben basieren auf den Zielen, die man sich steckt. Wann ich diese abarbeite, ist davon abhängig, wie dringend diese sind. Dringende Arbeiten müssen sofort erledigt werden. Und wenn ich im Projektteam zusammenarbeite, dann muss klar sein, wer welche Aufgaben übernimmt in einem gewissen Zeitrahmen.
Ich denke da gerade an meine Baumaßnahmen bei mir zu Hause. Mein Architekt hat einen sehr dezidierten Zeitplan für alle Gewerke erstellt. Er hat auch seine Aufgaben integriert, wie auch meine als "Baufrau". Das funktioniert ziemlich gut, und es bewahrheitet sich wieder einmal die These, dass eine Abstimmung von Aufgaben unter dem Aspekt "dringliche zuerst" in einem Zeitrahmen mit der Integration von Meilensteinen sehr effektiv ist. Allen Gewerken wird transparent, wer was wann macht. Im Grunde ist der Plan so ausgefeilt, dass es ein Projektplan ist mit sämtlichen Kontaktdaten aller Beteiligten.
Nun komme ich wieder zu meiner persönlichen Zeitplanung. Ich priorisiere meine Aufgaben wie folgt:
Aufgaben mit Platin-Status (Die meisten nennen diese A-Aufgaben):
Diese Aufgaben muss ich sofort selbst erledigen, da diese sehr dringend und wichtig sind.
Aufgaben mit Gold-Status (Andere deklarieren diese als B-Aufgaben):
Das sind wichtige Aufgaben. Ich notiere mir aber in meinen Planer (digital und übrigens auch händisch), zu welchem Termin ich diese erledige. Diese Aufgaben müssen also nicht sofort erledigt werden.
Aufgaben mit Silber-Status: (Andere sagen hierzu C-Aufgaben):
Diese Aufgaben könnten von anderen übernommen werden, wenn es möglich ist.
Das Eisenhower-Prinzip spricht zusätzlich noch von so genannten "D-Aufgaben". Derartige Aufgaben ("Papierkorb-Aufgaben") nehme ich in meine Prioritätenliste und Planung nicht mit auf.
Meine Planungsmedien sind zum einen Outlook, zum anderen gehöre ich noch zu denen, die händisch mit einem Zeitplanbuch oder auch einem größeren Kalenderbuch arbeiten.
Welche Methoden haben Sie gewählt, um Aufgaben zu planen?
Ich freue mich auf Ihre Kommentare. Sie können gute Impulse für alle Leserinnen und Leser liefern. Danke im Voraus.
Ich wünsche Ihnen noch eine erfolgreiche Woche. Bleiben Sie inspiriert.
Herzlichst
Ihre
Karin Schleines
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