Smart oder nicht smart - das ist doch heutzutage die Frage

Liebe Leserin, lieber Leser,

schreiben Sie eigentlich noch ganz klassisch Urlaubsgrüße auf einer Karte aus dem Urlaub?  Oder gehören Sie zu all denjenigen, die ihre Bekannten via der sozialen Medien inklusive der „smarten Technik“ aus dem Urlaub mit diversen Fotos von Strand, Hotel, Golfplätzen, Wanderwegen, wunderschönen Kirchen und natürlich Food & Beverage auf dem Laufenden halten?
Ich freue mich auch immer auf handgeschriebene Karten, die dann sehr oft ihren Platz zu Hause oder im Büro an der Pinnwand finden.

Smarte Veränderungen...

Als ich in einem Seminar mit Teilnehmern über die immer rasantere Ausbreitung der digitalen Kommunikationswege diskutiert habe, kam mir der Gedanke, dass wir doch schon fast von den diversen digitalen Kommunikationswegen gesättigt sein müssten. Eigentlich erschreckend, auf wie viele Arten man heute kontaktiert werden kann. Damit einhergehend wird es – finde ich – denn auch immer zeitaufwendiger  in der Kommunikation, weil man jeden Tag sämtliche Kommunikationskanäle öffnet, um die diversen Nachrichten zu lesen und zu beantworten, sei es privat oder geschäftlich. Was vor ein paar Jahren nur  E-Mail und SMS waren, ergänzt sich heute durch Chats, Messengers & Co., vom klassischen Telefonat einmal abgesehen.

Und insbesondere im Geschäftsleben etablieren sich  die „smarten Medien“  immer mehr im Kommunikationsverhalten mit Kunden und Geschäftspartnern: Und auch die Themen  in meinen (Business) Etikette-Seminaren verändern sich:  Der Handy- und E-Mail-Knigge wird durch „Smartphone-Knigge“, damit einhergehend um Messenger- und WhatsApp-Knigge“ komplettiert.
Es stellt sich immer wieder die Frage, welche Kommunikationskanäle für den einen oder anderen am sinnvollsten sind,  und wie man sich möglicherweise auch von den diversen alltäglichen digitalen Reizen abgrenzen kann im Sinne des Aspekts  der kritischen Frage einer (fortwährenden) Erreichbarkeit.

„Smart und stilvoll“...

Um auch mit den neusten Medien professionell und stilvoll Kontakte zu pflegen, folgen hier nun einige  persönliche Tipps von mir hinsichtlich des Umgangs mit Messengers, Chats und Co.:

1. Wenn Sie  Messenger-Systeme  beruflich nutzen, muss Einverständnis zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und Geschäftspartner darüber sein, dass diese Medien überhaupt genutzt werden können. Darüber hinaus muss  auch ganz klar in Ihrem Unternehmen eine Übereinkunft über die Nutzung der neuen Medien bestehen.

2. Beachten Sie die AGBs der diversen Anbieter.  Informieren Sie sich, welche Privatsphäreeinstellungen möglich sind und nutzen Sie diese. Bleiben Sie kritisch und wägen Sie ab, wie weit Sie sich dem anderen gegenüber öffnen. 

Beachten Sie auch immer wieder die aktuelle Rechtsprechung, sowohl bezüglich der Messenger- und Chat-Systeme, die größtenteils über Smartphones genutzt werden, als auch hinsichtlich social Media generell. Hier geht es mir u.a. um den Aspekt  des Datenschutzes. So können wohl  Kontakte von den Systemen abgegriffen werden. Und wer z. B. Messenger-Systeme wie WhatsApp nutzt, stimmt der Weitergabe seines Smartphone-Adressbuches  an das  hinter dem Dienst stehende Unternehmen zu, was bereits die Rechtsprechung beschäftigt hat. So müssen die entsprechenden Kontakte  im digitalen Telefonbuch letztlich um schriftliche Zustimmung gebeten werden, dass deren  Daten / Telefonnummern weitergeleitet werden dürfen 

( siehe Urteil AG Bad Hersfeld (AZ  F120 / 17 EASO).

3. Im Erstkontakt mit Kunden und Geschäftspartnern empfehle ich eine Kommunikation via
klassischem Telefonat, dem persönlichen Gespräch und dem Brief.  Im weiteren Verlauf Ihrer Geschäftsbeziehung wird gewiss der E-Mail-Kontakt hinzukommen.

Sollten dann auch mobile Telefonnummern ausgetauscht werden, so kann denn auch via  SMS und bei zeitgleicher Nutzung anderer Messenger-Dienste auch über eben letztere Wege kommuniziert werden. Wichtig hierbei ist, wie oben erwähnt, das Einverständnis des anderen einzuholen.

4. Nutzen Sie die „smarten Medien“ für kurze Nachrichten. So können beispielsweise Verspätungen zu einem Meeting, Terminverabredungen oder die Zusendung einer Anfahrtsskizze über diese Wege erfolgen.  

Offizielle geschäftliche Schreiben erfolgen weiterhin über den normalen Postweg. 

5. Aufgrund der diversen digitalen Kommunikationskanäle sollten Sie sich entscheiden, welche
digitalen Wege Sie nutzen und welche nicht. Filtern Sie die für Sie sinnvollsten Kanäle heraus.

Bleiben Sie nicht immer „smart“…

Irgendwann sollten Sie sich eine Ruhepause gönnen, insbesondere wenn Sie die neuen Medien täglich dienstlich nutzen. Galt früher beim Telefonat „bis 20 Uhr“ als letzte Möglichkeit, jemanden telefonisch zu kontaktieren (bei Notfällen natürlich auch später), so erleben wir es heutzutage, dass auch am späten Abend noch Nachrichten hin- und hergeschickt werden. Das mag für den einen oder anderen ok sein, setzen Sie sich aber selbst eine Grenze an Uhrzeit,  bei der Sie Ihr digitales Werkzeug ausschalten bzw. nicht mehr nutzen.   

Von Gesprächen von Angesicht zu Angesicht geht ein Zauber aus…

Auch wenn wir zunehmend digital global erreichbar sind, eine gute Geschäftsbeziehung hat ihren Anfang immer im Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Hier lerne ich die Person mit all ihren Facetten kennen. Hier kommt es zu einem „Ersten Eindruck“, geleitet von Haptik, Duft, dem Äußeren der Person, dem Auftreten mit Gestik und Mimik. Und die sozialen Medien? Machen Sie einen Kompromiss: Nutzen Sie die sozialen  Medien und die smarte Technik als Mittel zum Zweck , zur Vereinbarung eines persönlichen Treffens oder z. B. zur kurzen Info über Ihre mögliche Ankunft. Sehen Sie die neuen  digitalen Medien und Techniken als Hilfsmittel an - nicht mehr und nicht weniger.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen einen schönen Abend und  bleiben Sie stilvoll „smart“ inspiriert.

Herzliche Grüße

Ihre

Karin Schleines