Besprechungen mit kooperativem Stil leiten - Moderieren mit Freude und Inspiration

Liebe Leserinnen und Leser,

nachdem es im letzten Beitrag um Besprechungen im Allgemeinen gegangen ist,
habe ich mir gedacht, ich vertiefe das Ganze einmal und widme mich in diesem Beitrag der
Leitung von Besprechungen, der Moderation.
Sie alle können sich vorstellen, wie es ist, wenn Besprechungen zu lange dauern,  
wenn auf Ihr Anliegen, das Sie sogar im Vorhinein als Punkt für die Agenda angemeldet haben, nicht zur Sprache kommt ,wenn die Kommunikation innerhalb der
Besprechung nicht auf Augenhöhe geschieht oder wenn es sogar zu keinem Ergebnis kommt.  Um engagierte und motivierte Teilnehmer im Boot zu haben, folgen hier nun einige Tipps zu Moderation / neutraler Besprechungsleitung.        

1.
Machen Sie sich Ihre Rolle und Aufgaben als Besprechungsleitung / Moderation klar:

Ein Moderator ist für  das Organisatorische, den Ablauf, die Struktur und die anzuwendenden Methoden für die Besprechung verantwortlich. Für Inhalte sorgen die Teilnehmer, die Leitung sollte neutral sein. Sollte der Moderator Teil des Entscheidungsgremiums sein, dessen Sitzung er leitet, so empfiehlt es sich,  die eigene persönliche Rolle, die er als Teilnehmer inne hat, von seiner Rolle als Moderation zu trennen und das auch immer klar deutlich werden zu lassen, je nachdem aus welcher Perspektive heraus er agiert.  

Zur guten Vorbereitung gehört es, sich über die Ziele der Besprechung zu informieren und
zu wissen, wer teilnimmt und welchen Wissenstand jeder Einzelne zum Thema hat.
Gibt es Teilnehmer, die nicht auf dem Wissensstand wie die anderen sind, dann hat der Besprechungsleiter dafür zu sorgen, dass alle auf „einem Nenner“ sind. Dies kann dadurch geschehen, in dem man vorab und rechtzeitig Informationsmaterial verteilt oder einen Experten zu Beginn der Sitzung sprechen lässt.

2.
„Hilfe, wir werden nicht alle Themen, die auf der Agenda stehen, in einer Sitzung besprechen können“…

Nun, es kann immer wieder vorkommen, dass es so viele Themen gibt, die man einfach zeitlich nicht in einer Sitzung besprechen kann. Damit kein Teilnehmer enttäuscht ist, weil etwa sein Punkt nicht zur Sprache kommt, empfehle  ich  gemeinsam mit den Teilnehmern
zu priorisieren. Eine Methode hierfür könnte sein, sämtliche Themen auf Kärtchen zu dokumentieren, diese auf einer Pinnwand zu fixieren und von allen mittels Klebepunkten priorisieren zu lassen. Es kann sinnvoll sein, die jeweiligen Kärtchen auch zu „clustern“, je nachdem wie viele Themenkomplexe behandelt werden.  Die Themen mit den meisten Punkten werden zuerst besprochen, die anderen Themen kommen in den  so genannten „Themenspeicher“ und werden in der nächsten Sitzung besprochen – nichts geht also verloren, geben Sie das auch an Ihre Teilnehmer so weiter. Gemeinsames Erarbeiten hat auch eine Wirkung. Der Teilnehmer fühlt sich ernst genommen, ihm wird nichts „übergestülpt“. Alternativ nehmen Sie ein Flipchart, dokumentieren dort die Themen und lassen dann priorisieren, wenn Pinnwand und Kärtchen nicht zur Hand.

3.
Über die „Tops“ und den berühmten Top „Verschiedenes“

„Verschiedenes“ lesen Sie immer auf einer Tagesordnung, nicht wahr?
Es gibt die Möglichkeit, dass hier Teilnehmer – auch kurzfristig – etwas einbringen können, das nicht auf der Agenda steht.
Sinnvoller natürlich ist es, wenn ein Teilnehmer ein Thema, das er behandelt haben möchte, der Besprechungsleitung – rechtzeitig -  vorab bekannt gibt, und diese wiederum diesen Punkt mit Deklaration von wem er stammt, als ein Top auf die Tagesordnung nimmt.
Und hier ist es wichtig, dass entsprechende  Themen und Anträge auch aufgenommen werden, egal ob diese aus der Sicht der Moderation wichtig oder eher unwichtig erscheinen.
Durch die Aufnahme auf die Tagesordnung geben Sie den Teilnehmern zu verstehen, alle sind wichtig.
Ich bin auch der Meinung, dass alle wichtigen zu behandelnden Themen als ordentliche Tagesordnungspunkte erfasst werden sollten und nicht irgendwo unter einem anderen Deckmantel oder „Verschiedenes“ abgehandelt werden. Es sollte von Anfang an Transparenz herrschen.
Insbesondere für Besprechungsleitungen, die selbst auch dem Gremium, das sie leiten angehören, gilt: Vermeiden Sie, nur Ihre eigenen Punkte „durchzubekommen“. Lassen Sie alle Teilnehmenden entscheiden, welche Themen heute, und welche später behandelt werden sollen. Bewahren Sie als Moderation Neutralität.

4.
Inspirieren Sie

Sie wollen die Teilnehmer im Boot haben? Sie möchten, dass alle in zufriedenem Zustand aus der Sitzung gehen? Dann inspirieren Sie Ihre Teilnehmer, denn auf diese kommt es an.
Der Begriff „inspirieren“ kommt aus lateinisch „inspiratio“, was so viel wie Beseelung oder Einhauchen bedeutet. Jemanden inspirieren heißt laut Duden, jemandem Impulse verleihen, zu etwas anregen. Regen Sie an, bei Brainstormings den Ideen freien Lauf zu geben, arbeiten Sie mit Bildern, die zu einem bestimmten Thema passen, um Ideen sprudeln zu lassen. Inspirieren Sie durch Atmosphärisches oder mit einer kleinen Geschichte.

5.Bleiben Sie kooperativ, auch beim Protokoll!

Sollte ein Teilnehmer Protokoll führen, so gebietet es die Höflichkeit,  bei etwaigen Änderungswünschen, dies mit dem Protokollant abzusprechen. Passagen einfach streichen, ohne Rücksprache – das ist ein No go!. Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer das Protokoll zugesandt bekommen und prüfen dürfen. Bei etwaigen Einwänden sollte es die Möglichkeit der Klärung geben. Bleiben Sie auch hier ein neutraler kooperativer Partner.

Ich wünsche Ihnen ganz viele inspirierende Besprechungen

Herzlichst

Karin Schleines